Dlaczego warto?

Skuteczne wdrożenie dostarcza wiedzy o firmie, usprawnia organizację pracy i procesy kontrolne, ale także dostarcza pracownikom narzędzi, które znacząco przyspieszą pracę i ułatwią podejmowanie ważnych decyzji.

Celem wdrożenia systemu poza usprawnieniem procesów operacyjnych i kontrolnych, jest także eliminacja problemów pojawiających się w działalności lub maksymalna minimalizacja ich skutków.

Wdrożenie oprogramowania, które rozwiąże choć część niżej przedstawionych problemów przekłada się na szybki zwrot poniesionych kosztów na jego zakup i wdrożenie.

Przykładowe problemy:

• Utrata kierowców / przewoźnika na skutek nierównego planowania – zbyt długi okres oczekiwania na kolejne zlecenia – oczekiwanie aż kierowca sam upomni się o zlecenie, przydzielanie tym samym kierowcom zbyt słabych zleceń (często przez niedopatrzenie lub brak możliwości porównawczych). Brak skutecznej kontroli nad procesem planowania i nad poziomem realizacji wytycznych.

• Brak możliwości weryfikacji opinii kierowców / przewoźników o jakości realizowanych przez nich zleceń – podatność dyspozytora na nie zawsze obiektywne argumenty przewoźników.

• Problem z ustaleniem lokalizacji samochodu lub kierowcy i jego czasu pracy. Dyspozytor dzwoni do kierowcy w celu ustalenia jego lokalizacji, pyta kiedy może zostać zaplanowany i czy czas pracy pozwoli wykonać proponowane zlecenie – brak możliwości weryfikacji podanych informacji, czasochłonne i kosztowne pozyskiwanie danych.

• Strata czasu przy opracowywaniu danych. Wielokrotne, ręczne wpisywanie tych samych danych potrzebnych w różnych procesach.

--> więcej (case study)

• Mało wiarygodne dane. Brak skutecznej współpracy z działem finansowym – dane zbierane przez dyspozytorów nie są weryfikowane przez finanse, które prowadzą osobny rejestr usług w programie do fakturowania – często polegając jedynie na danych od klienta. Błędy w danych i straty finansowe nie są korygowane i często nie docierają do kierownictwa.

• Brak zdolności analitycznych – mało wiarygodne dane, brak narzędzi analitycznych, niewygodny materiał do obróbki (np. ewidencja prowadzona pisemnie w zeszycie). Trudność w ocenie rentowności zleceń, poszczególnych kierunków / połączeń, współpracy z klientami.

• Brak kontroli nad pracownikami – trudny do określenia wkład w pracę zespołu i osiągane wyniki poszczególnego pracownika, łatwość tuszowania błędów przed kierownictwem, podatność na faworyzowanie wybranych kierowców, brak motywacji do dbania o interes firmy.

• Straty finansowe na skutek pomyłek, niedopatrzeń, przeoczeń, błędów. Część wykonanych zleceń nie jest fakturowana klientom. Część błędów w fakturach przewoźników nie jest zidentyfikowana – brak możliwości skutecznej weryfikacji, czy zlecenie zostało rozliczone po właściwych stawkach.

• Rosnące koszty pracy – konieczność zwiększania zatrudnienia, a czas pracowników zajmują procesy bezproduktywne.

• Brak możliwości szybkiego zapoznania się z kondycją firmy, czy bieżącymi działaniami – konieczność polegania na opinii pracowników.

• Słaba integralność danych – brak wygodnego i szybkiego przepływu danych między działami.

• Problemy z terminowym spływaniem dokumentów przewozowych – ryzyko utraty płynności finansowej na skutek opóźnień w rozliczaniu usług.

• Zbyt łatwy dostęp do danych firmy – dane nie są chronione, łatwo je uszkodzić, czy skopiować. Brak możliwości ograniczenia dostępu do wybranych informacji dla poszczególnych grup pracowników.